Interne rutiner for sakshandsaming i landbruket for Fyresdal kommune
Målsetjing:
Internkontrollsystemet skal bidra til ein korrekt bruk av lovar, forskrifter og regelverk slik at brukarane får ta del i dei ordningane som blir vedteke gjennom landbrukspolitikken. Dette vil at gje ein låg risisko for misbruk av tilskotsmidlar, gjere det mogleg å etterprøve vedtak som vert gjort og sikre lik handsaming av brukarane.
Kommunen ynskjer med dette å ha ein høg kvalitet i sakshandsaminga, noko som skaper tillit og gjer forvaltinga av tilskotsordningane mindre sårbar. Ein vil etablere rutinar som gjev god nok, og godt tilgjengeleg dokumentasjon for å kunne etterprøve vurderingar og vedtak.
Tilskotsordning:
Produksjons – og avløysartilskot i landbruket.
Regelverk:
Forvaltningsloven
Jordbruksavtalen 2021-2022
Forskrift om produksjonstilskot- og avløysartilskot i jordbruket
Rundskriv 2023-5: Kommentarar til regelverk
Rundskriv 2023-10: Forvaltingsansvar og sakshandsaming
Statsforvaltar i VT – sjekkliste før attestering av vedtak i eStil PT
Statsforvaltar i VT - rettleiar for krav om skriftleg dokumentasjon
Statsforvaltar i VT – rettleiar for vurdering av vilkåret om vanleg jordbruksproduksjon
Plan for risikobasert kontroll m/ vedlagt oversikt
Link til aktuell nettside for søkar:
https://www.landbruksdirektoratet.no/nn/ordningar/jordbruk/produksjonstilskot-og-avloysartilskot-i-jordbruket
Link til aktuell nettside for forvaltninga:
https://www.landbruksdirektoratet.no/nb/forvaltning/alle-veivisere-for-jordbruk/produksjonstilskudd-og-avl%C3%B8sertilskudd
Søknadsfristar:
• 15 mars (telledato 1 mars) for husdyrhaldarar. Frist for å gjere endringar 29 mars.
• 15 oktober (telledato 15 oktober) for husdyrhaldarar og grovfôrprodusentar. Gjeld og søknad om avløysartilskot. Frist for å gjere endringar 29 oktober.
• Frist for etterregistrering for avløysartilskot og tilskot for utmarksbeite for sau er 10 januar.
Søknaden kan leverast inntil 14 dagar etter søknadsfrist, dvs. fram til og med 29 mars og 29. oktober, men tilskotet vert då redusert med 1 000 kroner for kvar dag over fristen.
Bruk rapporten i eStil eksport søknadsdata, og samanlikn med rapporten året før for å sjekke om alle har søkt. Nye produsentar som ein oppdagar gjennom året vert ført inn i e-postliste.
Søknadsskjema:
I hovudsak skal søkar levere søknaden via Altinn:
https://www.altinn.no/nn/skjemaoversikt/landbruksdirektoratet/produksjonstilskot-og-avloysartilskot-i-jordbruket/
Papirskjema er fortsatt tilgjengeleg på sidene til Ldir. Dei blir registrert i eStil-PT av sakshandsamar etter mottak i kommunen og arkivert i kommunen sitt system.
IT-system for saksbehandling:
Landbruksdirektoratet : eStil-PT
Pålogging: https://www.landbruksdirektoratet.no/nb/forvaltning
Habilitet:
Habilitet skal vurderast etter reglar i forvaltningsloven kapittel II. Sjå òg rundskriv om sakshandsaming. Ved inhabilitet må ein finne ein stadfortredar – som til dømes ein annan kommune eller Statsforvaltaren. Statsforvaltaren gjev stadfortredar tilgang til å handsame søknader levert til Fyresdal kommune. Kommunen må òg oversende all dokumentasjon i saka. Eventuell kontroll skal utførast av stadfortredar.
Arkiv:
For kvart år opprettast det ei eiga saksmappe «Søknad om produksjon – og avløysatilskot 20xx» i sakshandsamarssystemet Ephorte. All tilleggsdokumentasjon, e-postar og eventuelle papirsøknadar leggast inn der. Dit kjem òg kopi av elektroniske søknadar og vedtak frå eStil – PT via «Svarinn».
Opprett eiga saksmappe for kontroll av produksjonstilskot.
Sakshandsaming:
Viser til kapittel 6 Saksbehandling og kontroll i rundskriv 2023-10 om forvaltningsansvar og sakshandsaming. Rutinar og rettleiing for sakshandsaminga er godt skildra der – nokre hovudpunkta blir berre nemnt her. Sjå òg rettleiarar frå Statsforvaltaren
Gjennomgang av den einskilde søknad
Søknadar som ikkje er plukka ut til kontroll, og ikkje har utløyst maskinelle kontrollar, kan følge prosess for forenkla sakshandsaming. «Forenkla sakshandsaming» inneber at sakshandsamar blar gjennom søknaden, og med mindre sakshandsamar ser noko som tyder på at det kan være feil i søknaden, set sakshandsamar søknaden til «førebels godkjent» utan noko nærare undersøkingar av opplysningane. Der sakshandsamar oppdagar feil i søkar sine opplysningar, må korrekt opplysning førast inn som «Godkjente opplysningar».
Vurdering av stopp- og varselmeldingar
Dette må gjerast konkret i kvart enkelt tilfelle. Dei maskinelle kontrollane skal være eit verkty for å identifisere risiko i den enkelte søknad, og gjev føringar for kva vurderingar sakshandsamar skal gjere i sin handsaming av saka. Sakshandsamar skal alltid vurdere om informasjonen frå dei maskinelle kontrollane har tydnad for vedtaket.
Feilopplysningar i søknaden
Dersom søkar har gjeve feilopplysningar i søknaden som vil gje ein for høg utbetaling av tilskot, må sakshandsamar rette godkjente opplysningar til faktiske forhold. Vurder avkorting – grunngjeving skal uansett utfall vere skriftleg. Ved feilopplysning som gjev en lågare utbetaling enn dei faktiske forhold gjev grunn for, er hovudregelen at sakshandsamar ikkje skal endre slik at godkjente opplysningar blir høgare enn det som er omsøkt. Unnateke er openbare skrivefeil. Ved endringar i søknaden vurder å ta kontakt med søker – og dokumenter dette. Sjekk også om søker har lagt inn kommentar i seksjonen Kommentar/Dialog. Endringane må også kommenterast i det elektroniske systemet. Vurder om feilen skuldast mistyding av regelverk, manglande rettleiing då søker er ung og nyetablera eller liknande tilhøve.
Vurdering av avkorting
Ved feilopplysningar, manglande/mangelfull gjødslingsplan og/eller journal over plantevernmidlar og ved brot på anna regelverk blir det produsert stoppmeldingar som ber sakshandsamar om å vurdere avkorting. Sakshandsamar må enten registrere avkorting eller registrere «ingen avkorting», og skrive inn grunngjeving. Då vil stoppmeldinga forsvinne. Sakshandsamar må også skrive inn grunngjeving dersom det registrerast «Ingen avkorting».
Avkorting etter § 11
• Brot på anna regelverk (t.d. vedtak av Mattilsynet). Vurder om søkar var uaktsom eller forsetteleg. Avkortinga skal også stå i høve til kva som er rimeleg og forholdsmessig.
• manglande eller mangelfull gjødslingsplan eller plantevernjournal. Normalt 20 % av totalt tilskot, men avkortinga skal stå i forhold til kva som er rimeleg og forholdsmessig.
Avkorting etter § 12
• avkorting på grunn av at føretaket uaktsomt eller forsettleg har gjeve feil opplysningar som har eller ville ført til urettmessig utbetaling av tilskot. Normalt avkortast tilsvarande beløp som eventuell feilaktig meirutbetaling ville gjeve. Vurder om søkar var uaktsom eller forsetteleg. Avkortinga skal også stå i høve til kva som er rimeleg og forholdsmessig.
Sluttbehandling
I seksjonen «Behandling» visast ein samla oversikt over alle varsel- og stoppmeldingar og førebels utrekning av tilskot. I tillegg kan sakshandsamar skrive inn grunngjevingar og sjå førehandsvisning av vedtaksbrev. Det er også her sakshandsamar registrer om søknaden er førebels godkjent, avvist eller avslege.
Attestering og utbetaling
Kommunen fattar vedtak om utbetaling av tilskot når søknaden attesterast. Attesteringa må gjerast av den i kommunen som har mynde til det. Det gjerast under menypunktet «Søknader» - «Vedtak og attestasjon». Når søknaden er attestert, kan Landbruksdirektoratet betale ut tilskotet. For at tilskotet skal utbetalast ved hovudutbetalinga, må søknaden vere attestert innan fristen som står i tidsplanen i Viktige datoar.
Gå gjennom avviksrapport, og rapport om vanlig jordbruksproduksjon på sau i eStil. Sjå etter og rett opp eventuelle avvik.
Risikobasert kontroll
Kommunen skal gjennomføre risikobasert kontroll ved kvar søknadsomgang, med utgangspunkt i kontrollplanen. Viser og til regneark med oversikt og grunngjeving for kontroll. Kommunane skal gjennomføre kontroll av minst 10 prosent av søknadane.
Kontrollskjema skal skrivast ut for kvart føretak som er uttrekt til kontroll. Ved fysiske kontrollar innhentast søkars representants signatur på kontrollskjema. Ved dokumentkontroll er berre kontrollør sin signatur på skjemaet.
Klage
Ved hovudutbetalinga, ved utbetalingar som skjer i etterkant av hovudutbetalinga og ved avslag og avvising sendast vedtaksbreva til føretakets meldingsboks i Altinn. I desse tilfella er klagefristen 3 veker frå føretaket har motteke vedtaket i sin meldingsinnboks i Altinn. Dersom klagaren får fullt medhald i sin klage, fattar kommunen nytt vedtak og klagaren/part i saka informerast om at saka avsluttast. Dersom klaga ikkje takast til fylgje, skal kommunen legge tilrette saka for oversending til klageinstansen. Dette skjer normalt administrativt i Fyresdal kommune.
