Innsyn
Informasjon om behandling av saker er ein viktig del av kommunens internettsatsing. Når offentleg journal og utval ligg på nett, kan fleire fylgje med på kva som blir behandla. Større openheit og meir innsyn i kommunen sine aktivitetar er ein styrke for lokaldemokratiet.
Alle har rett til å krevje innsyn i offentlege dokument, med unntak av dokument som ikkje er offentlege heimla i lov. Sjølv om eit dokument kan haldast unna offentleggjering, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjerast kjent heilt eller delvis (meirinnsyn).
Postjournalen inneheld opplysningar om alle inn- og utgåande brev i arkivdelane saksarkiv, eigedomsarkiv og personalarkiv. Postjournalen inneheld ikkje opplysningar frå elev- eller barnehage-arkiv. N og X-dokument er ikkje med på offentleg postliste.
Ein kan søke i eInnsyn Postliste og bestille innsyn i dokument. Pga. kvalitetssikring blir opplysingar lagt ut 3 dagar etter journalføring og er tilgjengeleg i 3 månader. Postlista viser all inn- og utgåande post frå sektorane/avdelingane i Fyresdal kommune.
Pasient- og klientsaker blir haldne utanfor internett. Partsinnsyn er heimla i forvaltningslova § 18. Eventuelle spørsmål om innsyn i slike saker må rettast direkte til aktuell eining.
Opplysingar om dokument som er tre månader eller nyare, kan du søke fram direkte på eInnsyn Postliste og fylle ut bestillingsskjema. Krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald, jf. offentleglova § 29. Du har rett på svar i løpet av tre virkedagar. Om ikkje svar er motteke i løpet av fem virkedagar, er det å rekne som eit avslag som kan klagast på.
Ein kan krevje innsyn i dokument eldre enn tre månadar skriftleg eller munnleg jf. offentleglova § 28. Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller type sak. Ein kan ta kontakt på tlf. 35 06 71 00, postmottak@fyresdal.kommune.no eller på elektroniske skjema. Når det gjeld innsyn i saker som er arkivert i kommunen sitt fjernarkiv eller depot, må ein rekne med ventetid.
For å sjå originaldokument må det leggast fram identifikasjon dersom ikkje vedkomande er kjent frå før. Innsynet skjer i eit eigna lokale der kommunen har kontroll på dokumenta.
Krav om innsyn blir journalført i ePhorte. Arkivet får innsynskravet og tek kontakt med saksansvarleg for å vurdere offentlegheit. Kurante innsynskrav blir ekspedert av arkivet.
Avslag på krav om innsyn vil kome skriftleg og vil vise til aktuell lovheimel for avslag og opplysing om 3 veker klagefrist, jf. forvaltningslova § 29. Sjølve klageprosessen er nærare beskrive i offentleglova § 31 og § 32.
Pris for innsyn er i utgangspunktet gratis, jf. offentleglova § 8, «Hovudregel om gratis innsyn». Er sidetalet over 100 kan kommunen krevje betalt for utskrifter, kopiar og utsending, jf. offentlegforskrifta § 4 «Betaling for innsyn».
Partsinnsyn
Ein part har rett til å gjera seg kjent med saka dokument/innsyn. Rett til innsyn som part blir regulert av forvaltningslova §§ 18–19, og ikkje av offentleglova.
Kven som er part går fram av forvaltningslova § 2 (1) bokstav e): «part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder».
Det er ikkje nok å ha uttalt seg eller vera omtalt i ei sak, for å kunna bli rekna som part, men desse personane vil kunne ha rett på innsyn etter offentleglova.
Den som er part i sak der det er gjort enkeltvedtak, har ofte behov for å gjere seg kjent med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i alle saksdokumenta, sjå forvaltningsloven § 18.
Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn.
Unntaka frå retten til innsyn går fram av forvaltningsloven § 18 siste pkt. og §§ 18a–19.
Dokument unnateke frå innsyn kan vere:
- dokument utarbeidd for kommunen si interne saksførebuing
- opplysningar om forretningshemmelegheiter
- opplysningar som gjeld rikets sikkerheit
- opplysningar som kan føre til ei negativ helsemessig utvikling for parten
Sjølv om innsyn kan nektast, har parten i fleire høve rett på innsyn i dei faktiske opplysningane som går fram av dokumenta.
Også meirinnsyn skal vurderast.
Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter regler i forvaltningslova kapittel VI.
Partsinnsyn i saker om tilsetting i offentleg forvaltning
Ein part i sak om tilsetting har krav på innsyn i:
Personalmapper
Den registrertes rett til innsyn er regulert i personopplysningslovens artikkel 15.
Elevmapper
Den registrertes rett til innsyn er regulert i personopplysningslovens artikkel 15.
Pasientmapper
Den registrertes rett til innsyn er regulert i personopplysningslovens artikkel 15 og pasient- og brukerrettighetslovens § 5-1 «Rett til innsyn i journal».
Klientmapper
Part som ber om innsyn i eiga klientmappe blir behandla etter reglane om innsyn, sjå forvaltningsloven § 18.
Innsyn i fysisk saksmappe skjer i Fyresdal kommune sine lokale. Dette gjeld uavhengig av om det er klienten sjølv som ynskjer innsyn eller klientens advokat/fullmektig. Eventuelt kan kontoret sende ei dokumentliste der klienten kan krysse av for kva dokument ho/han vil ha kopi av.
Personar som søker om innsyn på vegne av ein annan, må legge fram skriftleg fullmakt. Det er viktig å kontrollere kven fullmakta gjeld for, og at fullmakta omfattar etterspurte opplysningar.
Eit eventuell skriftlig krav om innsyn og svaret på kravet er arkivverdige dokument som skal journalførast.
Krav om innsyn som blir levert direkte til saksbehandlar skal straks vidaresendast til arkivtenesta for journalføring.
