Arkivverdige dokument som blir produsert i fagsystem, som ikkje er godkjent for elektronisk lagring av arkiv, skal arkiverast på papir. Rutinar skal leggast i registreringsreglar for dei ulike avdelingane og beskriving av fagsystemet skal registrerast i skjema systeminformasjon. Dokumentasjonen skal leggast som vedlegg i arkivplanen.

I eit papirarkiv blir dokumenta haldne samla i eit saksomslag som blir arkivlagt på ein klasse etter eit klassifikasjonssystem. Saksarkivet til Fyresdal kommune er eit sentralt elektronisk arkiv og det skal ikkje arkiverast på avdelingane. Det er den sentral arkivteneste som arkiverer i saksarkivet. Dei fleste papirarkiv er ordna etter objekt, som t.d. klientarkiv. Arkivet skal systematiserast etter det som arkivet inneheld, til dømes fødselsnummer eller namn.

Dersom fagprogrammet ikkje er godkjent for elektronisk lagring, og avdelinga må nytte dette programmet, så skal fylgjande gjerast:

- Innføre manuell journal på inn- og utgåande dokument. Dersom det fins journal i fagprogrammet så skal den skrivast ut dagleg og plasserast i ringperm.

- Alle dokument som blir produserte i fagprogrammet skal skrivast ut og leggast i omslag i objektarkivet. Mappe merkast med objektkode, t.d. fødselsnummer.

- Kopibok – krav gjelder ikkje etter 1.1.2018.

- Protokollar, som blir behandla i fagprogrammet, skal skrivast ut og settast i ringperm.

- Arkiva må vere plasserte slik at dokumentasjonen ikkje blir skadd av ytre påverknader av t.d. brann, vatn, støv og hindre at uvedkomande får innsyn i arkivmateriale som ikkje er offentleg.

- Krav til arkivlokale, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 2.

- Arkivet må periodiserast – tidsperiode avheng av kva for arkiv det er.

- Postjournal og protokollar skal kvart år pakkast i tette arkivoksar. Boksane skal merkast med arkivskapar, innhald og tidsperiode. Arkivboksane skal stå plassert på same stad som arkiv og ringpermar med nye journalar og protokollar. Flyttast seinare til godkjent arkivlokale.

- Avlevering til bortsettingsarkiv og seinare depot.