Bruk og oppdatering av arkivplan
Arkivplanen skal nyttast som ein arbeidsreiskap av alle tilsette i Fyresdal kommune. Målet er at alle som handterer dokument som blir til som ein del i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva for retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet og i god tid før dei blir sett i verk.
Arkivtenesta har rett til å uttale seg om dei følgjene det kan få for arkivet.
Oppdatering av arkivplan skal mellom anna skje når:
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar
- ei kommunal avdeling opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det blir teke i bruk ny arkivnykel
- ei kommunal avdeling tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale avdelingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegeringsreglement
- kommunale oppgåver blir overførte til verksemder utanfor kommunen
Arkivleiar avgjer elles om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:
- det blir teke i bruk ny versjon av arkivnykel
- det blir teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen blir oppdatert jamnleg. Det blir sendt ut melding til dei partar det gjeld straks ein revisjon/korrigering er utført.
Alle brukarar har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast.
Arkivleiar, saman med avdelingsleiarane, har ansvar for å sjå til at alle avdelingar/sektorar held seg til rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid.
