Formål

Sikre at Fyresdal kommune følgjer offentleglova og arkivlova ved tidsriktig journalføring og arkivering av dokumentasjon i ePhorte.

Målgruppe

Saksbehandlarar og leiarar som nyttar Office 365 med tilhøyrande applikasjonar for dokumentbehandling – for eksempel OneDrive, sharepoint og Teams.

Overordna krav og retningslinjer

• ePhorte utgjer det lovpålagde og offisielle arkivet for all administrativ saksbehandling i støtte- og styringsprosessar for Fyresdal kommune. ePhorte ivaretek også  kommunens krav til offentleg journal
• For å sikre at Fyresdal kommune  etterlever krav til journalføring og arkivering, skal alle ferdigstilte dokument som inngår i ulike administrative prosessar, arkiverast i ePhorte
• Saksrelevant informasjon som rører ved og dokumenterer slike prosessar skal arkiverast i ePhorte, uavhengig av kva for eit medium informasjonen er skapt i og kva for format den har (eks. tradisjonelt dokument, nyheitssak på heimesida/FB eller chat-melding)
• Det er ikkje tillate å arbeide med sensitiv informasjon i Office 365. Slik informasjon skal berre behandlast  i fagsystem / godkjende arkiv.
• Dette inneber at dokument som fell under saksområde brukarrelaterte saker, varslingssaker eller personrelaterte saker, ikkje skal arbeidast med i Office 365-verktya. Dokument med teiepliktige eller opplysningar eller informasjon som er kritiske for verksemda skal behandlast og arkiverast i ePhorte.

Når du skal journalføre eit dokument frå Teams eller Sharepoint til ePhorte

• Dokumenta må journalførast fortløpande i ePhorte slik at journalen er korrekt, komplett og oppdatera til ei kvar tid
• Eit gitt dokument skal journalførast i ePhorte når det er ferdigstilt
  • Inngåande dokument blir rekna som ferdig når det er kome inn til Fyresdal kommune
  • Utgåande dokument er ferdigstilt når det er sendt ut frå Fyresdal kommune. For å sikre tilstrekkeleg arkivering av saksrelevant informasjon, skal godkjenning og ekspedering gjennomførast i ePhorte
  • Interne dokument reknas som ferdigstilte når dei er tilgjengeleggjorte (status F) / sendte til mottakar. Også for notat kan informasjon om godkjenning  og kven som var mottakarar vere relevant å arkivere, derfor er anbefalinga at dette blir utført i ePhorte

Generelle vurderingar knytt til det å arbeide med dokument frå Office 365

• Vurder om prosessen /saksbehandlinga i sin heilheit skal dokumenterast i ePhorte
• Dersom dokumentet inngår i ein formell prosess, der det er viktig å dokumentere saksgangen – for eksempel kven som har arbeid med det, godkjent det og hatt det til høyring – skal dokumentet opprettast og arbeidast med i ePhorte, i relevant sak.
• Saksdokument som er lagra i Sharpoint og Teams er å rekne som arbeidskopiar.