1.0. Innleiing

Fyresdal kommune nyttar fullført saksbehandling i alle saker i kommunale styre, råd og utval. Det meste av myndigheit som kommunestyret har delegert til administrasjonen, er delegert til rådmannen(unntaket er ma brann og barnevern).

Rådmannen har vidaredelegert mykje av denne myndigheiten, jfr administrativt delegeringsreglement.

2.0. Førebels svar etter forvaltningslova

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, Forvaltningslova, seier i § 11 a:

”Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.

Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. 

I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.”

Vi har utarbeidd ein mal(foreløpig svar) for brev som skal nyttast dersom saka ikkje kan avgjerast innan 2 veker frå mottaksdato. Malen ligg som U-dokument i ePhorte. Brevet gjev søkjaren melding om kven som skal avgjere saka, når dei kan avgjere, og kven som er kontaktperson og/eller saksbehandlar. Unnateke herfrå er t.d. svarbrev på søknad på ledig stilling, der det er utarbeidd eigne svarbrev. 

3.0. Definisjonar

I forvaltningslova § 2 er omgrepa vedtak, enkeltvedtak og forskrifter definerte slik:

3.1. Dokument i saka

Dokument i saka må skrivast inn manuelt i malen for saksframlegg(S)i ePhorte.

Det tyder søknad, høyringsnotat, bakgrunnstoff for saka, dokument som har samanheng med det saka gjeld osb. Desse skal alltid ligge i saksmappa, slik at representantane ev. kan sjå desse dokumenta før møtet tek til, eller i møtet. Ver merksam på forvaltningslova sine reglar for partsoffentlegheit, dvs den retten partane i ei sak har til å gjere seg kjende med dokumenta i saka. Dette til skilnad frå reglane i offentleglova, der det er fastsett reglar for alminneleg offentlegheit.

3.2. Vedlegg

Vedlegg til saka skal fylle ut opplysningane som er gjevne i saksutgreiinga. Vedlegg bør fylgje med saksframlegget, men er det eit svært stort dokument så vurder digital lenke. Ver merksam på personopplysningar(t.d fødselsnr) i dokumenta. Desse må skjermast før publisering på nett. 

4.0. Fullført saksbehandling

Fullført saksbehandling vil seie at den som behandlar ei sak i fyrste instans lagar ei framstilling og innstilling som har ei slik form og eit slikt innhald at saka kan bli behandla i alle folkevalde organ utan nye utgreiingar, framstillingar, merknader eller innstillingar.

Føresetnader for fullført saksbehandling:

- god kontakt og ikkje minst tid til å drøfte sakene i ein tidleg fase mellom saksbehandlar i sektoren og rådmann/kommunalsjef

- at rådmannen må praktisere reell delegering, og ikkje orientere seg mot detaljar og overprøving

- at rådmannen må leie gjennom retningsliner, haldningsskaping og kontakt med medarbeidarane, og ikkje gjennom si eiga saksbehandling

- at kontakt mellom saksbehandlar i sektoren og rådmannen/fellestenesta i spesielle høve kan gå utanom tenesteveg (i kurante saker)

Rådmannen vil i stor grad nytte leiarmøtet som felles saksbehandlingsinstans i saker av tverrsektoriell karakter.

 5.0. Rådmannen og saksbehandlarane sitt ansvar

Rådmannen og alle saksbehandlarane har ansvaret for:

- at saka er tilstrekkeleg utgreidd

- at dei økonomiske forholda er vurderte

- at omsynet til den totale kommunale verksemda er ivareteke

- at saka ikkje blir for lang og innfløkt

- at saka er skjerma om ho inneheld opplysningar som ikkje kan publiserast digitalt

6.0. Saksframstilling

Fyresdal kommune nyttar sak/arkivsystemet ”ePhorte” til saksbehandlinga. Helse- og omsorg har noko saksbehandling i eigne fagsystem(Profil).

6.1. Saksutgreiing

I saksutgreiinga skal fylgjande punkt inngå:

- bakgrunn for saka

- saksbehandlaren si vurdering

- konklusjon

- innstilling frå rådmannen

Desse punkta kjem automatisk opp i malen(saksframlegg) i ePhorte.

6.1.1. Bakgrunn for saka (utgreiing og faktiske tilhøve)

Her skal saksbehandlaren gjere greie for faktiske tilhøve (historikk, klager, fråsegner, lovverk, konto, faktiske kronebeløp, tidsfastsetting o.l.) som ligg føre i saka, og som kan ha noko å seie for utfallet eller vurderingane.

Inga form for skjønn eller vurdering skal inn her – korkje frå saksbehandlar eller frå andre instansar. Kostnadsberekningar er ikkje faktiske kronebeløp. Rekningar, tilbod, erstatningskrav o.l. er faktiske kronebeløp. Opplysningar om at det ligg føre t.d. tolkningstvil, skal likevel inn her når det er ei faktisk opplysning.

Dei økonomiske konsekvensane av innstillinga skal gå eintydig fram. Alle inntekter og kostnader skal påførast kontonummer. Ofte fylgjer ein inntektsauk på ein post av ein motsvarande utgiftsauk på ein annan post.

Dersom innstillinga og påfylgjande vedtak ikkje har økonomiske konsekvensar, skal også dette gå fram: ”Ingen budsjettmessige konsekvensar” kan vere eit døme på ordlyd.

Den som er saksbehandlar i fyrste instans, må framstille saka så breitt som mogleg, og legge vekt på å få fram alle relevante fakta i saka. Rådmannen og kommunalsjefen skal i dei fleste høve trekkjast inn i saksførebuinga svært tidleg.

Dersom saksbehandlaren og rådmannen er usamde om innstilling, er det rådmannen sitt syn som skal kome til uttrykk som innstilling. Dette må skje før politisk behandling.

6.1.2. Alternativ

Der det ligg føre alternative løysingar, valmoglegheiter, ynskje o.l. skal også desse greiast ut, eller generelt peikast på at dei er vurderte, forkasta, og kvifor. Kan gjerast under ”vurdering”.

6.1.3. Saksbehandlar si vurdering og konklusjon

Saksbehandlaren skal gi si vurdering av dei fakta som er lagt fram og korleis desse påverkar ei avgjerd. Andre tilhøve som kan påverke saka skal òg nemnast. Både fakta som talar for og fakta som talar mot skal listast opp. Her skal saksbehandlaren drøfte og grunngje korleis han kjem fram til konklusjonen og innstillinga si.

OBS! Dersom saksbehandlaren og t.d. kommunalsjef har avvikande meiningar, skal båe syn kome fram i saka. Dette blir gjort ved at den overordna får med si vurdering etter

saksbehandlaren si, og det er den overordna si innstilling som skal leggjast fram for det politiske organet. Politikarane får då vite at saka er kontroversiell, og kan vurdere båe syn. Det skal bare leggjast fram ei innstilling. Andre syn skal evt. kome fram i saka som alternativ med utgreiing og grunngjeving.

Det er kommunalsjefen som til vanleg er ansvarleg for den formuleringa som sektoren rår politikarane til. Normalt vil saksbehandlaren vere den som fører saka ”i pennen”, men som nemnt over, kan det kome fram fleire meiningar og framlegg.. Jfr. likevel punkta om Fullført saksbehandling.

7.0. Innstilling frå rådmannen

Etter kommunelova er det rådmannen som har ansvaret for alle saker som blir lagt fram for alle politiske utval, formannskapet og kommunestyret. All særlovsmyndighet som er delegert til rådmannen, kan delegerast vidare. Dette blir gjort i eigne delegeringsvedtak frå rådmannen(administrativt delegeringsreglement). Om slik myndigheit er delegert vidare, vil likevel rådmannen ha det fulle og heile ansvaret for den totale kommunale drifta. Dette må bety at saker ikkje kan leggjast fram til politisk behandling utan at rådmannen er orientert. Rådmannen har også høve til å la sitt syn kome til uttrykk i saka før ho går til behandling i utvalet.

Det skal bare vere ei innstilling, men før dette må det gjerne bli utgreidd fleire alternativ. Rådmannen avgjer kva for saker som skal behandlast på denne måten. Kommunalsjefen har ansvar for å leggje fram alle saker dei trur kan vere aktuelle for slik behandling for rådmannen.

"Innstilling frå rådmannen" er administrasjonen sitt råd til det organet som skal behandle saka i fyrste eller neste instans, og gjere vedtak (også endeleg vedtak). Her skal administrasjonen formulere ordrett det vi meiner at politikarane bør vedta, dvs. at innstillinga skal ha ein ordlyd som tilsvarar fullt ut det som vedtaket skal lyde på.

Det er kommunalsjef/avdelingsleiar (fagansvarleg) som, i samråd med rådmannen, har ansvaret for ordlyden i innstillinga, sjølv om det har vore ein annan saksbehandlar. Saksbehandlaren sitt syn skal kome fram i saksutgreiinga 

8.0. Heimelstilvisning

I alle saker skal heimelen kome klart fram, ved at det blir synt til lov, forskrift, retningsliner, delegert fullmakt, praksis osb. Dersom innstillinga byggjer på saksbehandlarens skjønn, skal dette òg kome klart fram. Alle tilvisingar til kontonummer skal takast med i innstillinga.

Døme

Innstilling frå rådmannen:

I medhald av delegert fullmakt i K-sak xx/16, gjer formannskapet vedtak om å løyve kr 100 000,- til jolebord for alle innbyggjarar med raudt hår i Fyresdal. Løyvinga blir overført frå konto nr xxxx.xxx.xxx.

9.0. Vidare behandling, underretning, vedtak osb

Det går fram av utvalsrekkjefylgja i ePhorte, og i endeleg vedtak i saka har:….., kven som gjer endeleg vedtak, eller om saka må oversendast eit anna organ for vidare behandling og vedtak.

Eit vedtak er i flg. Forvaltningslova

”en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettsubjekter”.

Dersom administrasjonen er delegert avgjerdsmyndighet, vil slike avgjerder òg vere vedtak på lik line med vedtak i eit politisk utval.

Klageadgangen endrar ikkje på det som står over, sjølv om eit høgare nivå då blir kopla inn. Dette vil vere ekstraordinær behandling.

Det er ein god regel at der det er endringar i høve til innstillinga, skal heile ordlyden i det som er vedteke refererast i samanheng. Det skal altså ikkje vere rom for tvil om korleis vedtaket i utvalet eigentleg lyder. Alle endrings- og tilleggsframlegg skal vera skriftlege. 

Ved avslag er det viktig at enkeltvedtak er grunngitt slik at den det gjeld veit kva grunnlag han kan klage på.

Vedtak skal vere skriftlege, sjå 11.1. Digital sending via KS SvarUt er fyrstevalet.

10.0. Klage

Med mindre særlov fastset noko anna, er klagenemnda(formannskapet) klageinstans for enkeltvedtak gjort av utval og rådmannen. I dei høve formannskapet gjer enkeltvedtak som blir påklaga, er kommunestyret klageinstans. Når kommunestyret sjølv treffer vedtak som fyrsteinstans, skal klaga sendast til statleg organ for avgjerd, jfr fvl § 28, 2.ledd. (Sjå elles forvaltningslova kap VI om reglar for handsaming av klager.) Det er bare enkeltvedtak som kan klagast på.

11.0. Innkallingar og protokollar frå utvalsmøta

Saksfristane er sett til 9 dagar før møtedato. Fristane står på intranettet.

Når innkallingane/sakslistene er klare blir eitt pdf-eksemplar lagt i dropboxen. På heimesida får publikum tilgang til utvala via eInnsyn. Etter melding frå utvalssekretærane sender sentralbordet melding til politikarane og pressa om dette.

Same prosedyre gjeld for protokollane når desse er godkjende. Utskrift av protokollane skal, underskrivne av utvalsleiar og utvalssekretær, sendast til rådmannen for godkjenning snarast råd etter møtet i utvalet. Rådmannen skal skrive under protokollen, og sende denne attende til sekretariatet for utvalet innan 5 dagar.

Før slik underskrift er motteke, og før det ev. er gått 5 dagar, skal særutskrift ikkje sendast ut, og vedtaket skal ikkje kunngjerast. Rådmannen kan i løpet av desse 5 dagane forlange ei sak sendt attende til utvalet og saksbehandla på nytt dersom den ikkje er i samsvar med lover eller reglar.

11.1. Utskrift av vedtaket/etterbehandling

Når protokollen frå møtet er godkjent med påførte vedtak frå utvalssekretæren si side, får saksbehandlar melding via meldingssystemet i ePhorte(vedtak for oppfølging) om at saka er ferdig behandla. Saksbehandlaren skal då gå tilbake til si sak og sende partsbrev(fyrsteval er via SvarUT) med orientering om vedtaket samt evt. kopi til dei som treng det. Det skal ikkje sendast partsbrev før siste utval har gjort vedtak i saka. 

Alle offentlege politiske vedtak blir gjort tilgjengelege på heimesida og i kommuneinformasjonen.