Elektronisk arkiv - Infodoc - instruks for å oppfylle krav i riksarkivarens forskrift §§ 3-2, 3-4 og 3-6
Fyresdal kommune avdeling helse nyttar fylgjande fagprogram som inneheld arkivverdig
dokumentasjon:
Infodoc Plenario– pasientjournalsystem. Blir nytta av lege/jordmor/helsestasjon og fysioterapi- avdelinga i kommunen.
Vi har hatt elektronisk legejournal frå ca 2001- Profdoc Vision. I 2014 gikk vi over til Infodoc Plenario.
Helsestasjon brukt CGM fram til 2014.
Journalane er konventerte.
Reglar som gjelder etter krav i riksarkivarens forskrift:
«§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem»
1.«Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.»
2.«Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:»
A) «Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter:»
Fylgjande er systemansvarlege og er hovudansvarleg for tildeling og ajourføring av rettighetar til brukarane for registrering og arkivering:
Infodoc Plenario - avdelingsleiar/systemansvarleg Anne Veum og sekretær/systemansvarleg Inger Angell
Ajourhald av rettar for brukarane i fagprogramma:
Systemansvarleg
har ansvaret for at rettighet for brukarane blir ajourført kontinuerleg.
- tildeling av rettar for nye tilsette i fagsystemet
- endring av tilsett sin rett i fagsystemet ved endring av stilling
- utmelding av tilsett sin rett i fagsystemet når vedkomande sluttar i stillinga
Avdelingsleiar
melder på skjema til systemansvarlege når det er nye tilsette, endring eller tilsette som sluttar
Melding skal innehalde:
- den tilsette sitt fullt namn og stillingstittel
- nøyaktig dato for oppretting av ny brukar/endring av brukarrettar/stopp av brukarrettar.
- spesifisere kva for tilgangar og rettar den tilsette skal ha/ eventuelt stopp av tilgangar.
- spesifisere den einskilde sin rolle, område for tilgang og tilgangskodar
Melding skal sendast til systemansvarleg i god tid før ny brukar skal leggast inn for fyrste gong, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Melding skal vera skriftlig, slik at leiar, eller den som har fått delegert ansvaret, er ansvarleg for brukarrettane til den tilsette og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukarrettar. Systemansvarleg skal ikkje gjera endring i brukarrettane utan etter skriftleg melding frå avdelingsleiar som skal melde om rettar i fagsystema. Ajourføring av brukarrettar i fagsystema er grunnleggande for tryggleiken i systemet, t.d. for å sikre at sensitiv informasjon ikkje kjem på avvegar og at brukarane berre får tilgang til det dei skal ha. Tildeling av brukarrettar er eit leiaransvar.
B)«hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller»
Det er utarbeidd retningsliner for kva for opplysningar tilsette skal ha tilgang til. Det er ulike rettar i høve til avdeling, ansvar, stilling og fagprogram.
Tilgangar til Infodoc Plenario pr 01.04.2022:
Føremål
Sikre at tilsette får dei tilgangene dei behøver for å utføre forsvarlig arbeid.
Omfang/Virkeområde
Tilsette må ha tilgang til dei journaler dei har bruk for å utføre sitt arbeid
Aktivitet/skildring
Fyresdal legekontor rutiner
INFODOC tilganger
Psykiatrisk sjukepleiar
Gudny Lauvrak
Fagjournal psykisk helse-psyk. sjukepleiar
Sjukepleiar lab
Nina Breivik
Fagjournal psykisk helse-psyk. sjukepleiar
Fagjournal lege- sjukepleiar.
Ragnhild Bjorheim/Anne Veum/Bergit Mikkelsen
Fagjournal lege- sjukepleiar
Fagjournal administrator
Helsesekretær
Randi Momrak
Fagjournal lege- sjukepleiar .pga vikar i ekspedisjonen
Fagjournal psykisk helse-helsesekretær psykisk helse
Stine Tuften Metveit
Fagjournal lege- sjukepleiar
Inger Angell
Fagjournal lege- sjukepleiar/lege
Fagjournal Adm-administrator
Fysioterapi
Fagjournal fysioterapeut-fysioterapeut
Fagjournal helsestasjon-helsestasjon fysioterapeut
Helsesøster
Fagjournal helsestasjon-helsesøster
Fagjournal Adm-administrator
Fagjournal ungdomshelsestasjon-helsestasjon for ungdom
Jordmor
Fagjournal jordmor-jordmor
Fagjournal helsestasjon-jordmor i helsestasjon
Lege
Fagjournal lege-lege
Fagjournal psykisk helse-helsesekretær psykisk helse og psykiatrisk sjukepleiar
Fagjournal jordmor-jordmor- jordmor 1g.pr.uke viktig at leger har tilgang til jordmorjournal
Fagjournal fysioterapeut-fysioterapeut
Fagjournal helsestasjonslege
Fagjournal ungdomshelsestasjon-helsestasjon for ungdom
Turnuslege
Fagjournal lege-lege
Fagjournal psykisk helse-helsesekretær psykisk helse og psykiatrisk sjukepleia
C)«hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur»
Fyresdal kommune har tatt i bruk digital signatur. Legane mottar/sender elektroniske epikriser/brev. Dei brukar bupasskort til signering.
Det blir brukt PKI-løysing ved signering, autentisering og kryptering ved ekstern kommunikasjon.
D)«ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen»
Registrering:
Den som skannar dokument må sjekke at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sider i dokumentet har kome med.
Den som skriv brev/henvisningar har primæransvaret for at det blir registrert/signert på rett måte enten elektronisk signatur eller med underskrift.
Arkivering
Krav til rutinar:
Det skal takast backup dagleg. Tryggleikskopi skal takast vare på fysisk skilt frå produksjonsbasen. Lokale som blir nytta skal vere godkjent for formålet slik at tryggleiken blir ivareteke.
ASPit har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringa inntil avlevering til depot.. Det blir teke backup av alt i dag og det blir fysisk adskilt media. Databasen er i tillegg sett opp med SQL failover.
EPJ blir arkivert elektronisk .
E)«ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas»
Det blir ikkje nytta e-post på det som gjelder pasient eller klient.
Avdelinga skannar inngåande post som gjelder pasientjournalar til lege-jordmor-helsestasjon og fysiojournalar.
Dokument som kjem både med post og elektronisk import må ein sjekke om allereie er ført i fagprogrammet før det blir skanna. Det kan t.d. vere epikriser, lab-svar o.a. som kjem som elektroniske meldingar.
Dokument som kjem til legekontoret blir påsatt dato ved innkomst og lagt arkivskap i ekspedisjonen til vi får scannet dette inn i journalen. Orginaldokumentet blir oppbevart 6 mnd i arkivskap før makulering.
Opnar journal til vedkomande og skriv/scannar inn dokument/opplysningar.
Utgåande dokument.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet leggast til lege og skrivast inn i journalen til vedkomande pasient.
Når systemet er tilgjengelig blir dokumentet scanna inn i journal og kopi makulert.
Infodoc Plenario kommuniserer elektronisk via norsk HelseNett og mottek epikriser m.m. frå sjukehus. Det vert lagt automatisk inn i programmet. Vaksiner blir direkte meldt til SYSVAC elektronisk.
I jordmor-/helsestasjon/legemodulen blir det send HELFO oppgjer kvar 14.dag elektronisk.
F)«rutiner som definerer ansvar for:»
«retting av registrerte journal- og arkivopplysninger»
Feil journal- og arkivopplysningar skal rettast så snart som mogleg. Brukar av systemet kan rette opplysningar i journalen same dag. Retting i journal må elles gjerast av systemansvarleg. Ein må ta omsyn til reglane i helsepersonellovas 42 «Retting av journal».
«vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet»
Fagprogramma inneheld klient- og pasientopplysningar som ein ikkje skal gje innsyn i utover klienten/pasienten sine rettar. Jf. pasient- og brukerrettighetslovens kapittel 5.
«registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette»
Alle dokument i fagprogramma blir automatisk unntatt offentlighet. Jf. personopplysningsloven artikkel 9 og 10
G)«prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift»
Nødprosedyre ved utilgjengelig system-scanning
Mellombels løysing til scannemaskin/systemet er i orden blir utført av dei som sit i ekspedisjonen.
Innkomne og interne dokument.
Dokument som kjem til legekontoret blir påsatt dato ved innkomst.
Deretter blir det teke kopi av originaldokumentet og lagt i arkivskap i ekspedisjonen til vi får scannet dette inn i journalen. Orginaldokumentet blir oppbevart 6 mnd i arkivskap før makulering.
Arkivkopi av det innkomne dokumentet legges til lege. Merkes ikkje scannet. Opnar journal til vedkomande og skriv inn dokument/opplysningar. Når systemet er tilgjengelag att blir dokumentet scanna inn i journal.
Utgåande dokument.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet legges til lege og skrives inn i journalen til vedkomande pasient. Når systemet er tilgjengelig blir dokumentet scanna inn i journal og kopi makulert.
.§ 3-4.Oppbevaring og sikring
«Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:»
A)«hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes»
Lagringsformat PDF-A
B)«hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir»
Infodoc plenario – pasientjournalar er fullelektronisk og alt blir difor arkivert elektronisk.
C)«ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder»
«tidspunkt for konvertering»
Konvertering til arkivformat skjer ved skanning og ved import av dokument.
«retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk»
Skanna dokument blir lagt i pasientjournalen/klientarkivet på legekontoret.
D)«en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir»
Reglar for periodisering av papirarkiv.
-ved Mors skal pasient/klientmapper overførast til bortsettingsarkiv.
Gjelder papirjournal og morsarkiv som er innelåst i arkivskåp på låst kontor og i låst arkivskuff i ekspedisjon/lager.
Det er kun tilsette på legekontor/avdelingsleiar som har innsyn.
Ansvar har tilsette på legekontoret.
Tilsette på legekontor skal låse papirjournal og morsarkiv inn i låsbart arkivskåp på låst kontor eller i låst arkivskåp på legekontoret.
Jmfr. Arkivlova-skal oppbevares i 10 år, deretter sendast til fellestenesta/arkivansvarleg i Fyresdal kommune for vidare handtering som vidaresender til IKA Kongsberg for deponering.
Lovverk; arkivlova, personopplysningslova, forskrift om behandling av personopplysninger
Dersom ein skifter system eller leverandør må det gamle systemet konverteres til nytt system.
Vedlikehald av elektronisk materiale gjeld både den aktive basen, den historiske databasen og dei avslutta arkivdelane. Overføring av avslutta arkivdelar til IKA Kongsberg blir gjort som eit Noark5 uttrekk der det er godkjent elektronisk arkiv. I tillegg tek ASPit eit SIARD-uttrekk av det aktuelle systemet og avleverer til IKA. Overføring av avslutta arkivdelar som ikkje har arkiv i høve til NOARK5-standard blir gjort med at ASPit eksporterer data frå systemet på SIARD- format og avleverer til IKA. Arkivmaterialet for desse systema blir avlevert på papir.
Vi planlegg uttrekk av databasen i løpet av 2022.
E «iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet»
Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av rettighet til brukarane. Leiar har bestemt kva for tilgangar den einskilde stilling/tilsette skal ha. Skanna dokument blir teke vare på på ein sikker plass fram til dei skal makulerast.
§ 3-6. «Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen»
(1)Når arkivdokument på papir blir skanna i tråd med krav i § 5-15, og dei blir arkivert elektronisk som ein del av arkivdanninga, kan papirversjonen av dokumenta makulerast. Føresetnaden er at det er mogleg å ta eit fullstendig arkivuttrekk frå den elektroniske arkivbasen. Det må leverandøren av programvara ha garantert. Fyresdal kommune planlegg uttrekk av databasen i løpet av 2022.
Arkivskapar har ansvar for å vurdere kva for konsekvensar makulering vil kunne ha for juridiske rettar og plikter for organet sjølv eller for andre, og sjå til at behov for bevaring av originalmediet blir ivareteke. Makulering må ikkje skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om handskrivne signaturar eller andre juridiske omsyn, krev at papirversjonen bevarast. Det er ikkje lov å makulere originaldokument som kjem inn under destruksjonsforbodet i § 8-7.
« (1) Originaldokumenter i arkiv som nevnt i arkivforskriften § 15 bokstav a (arkivmateriale fra 1950 eller før) kan ikke destrueres selv om kravene i denne delen av forskriften er fulgt ved digitalisering i ettertid.
(2) Det er ikke adgang til å destruere originaldokumentet hvis det har særskilt historisk verdi som gjenstand på grunn av forhold knyttet til innhold, bruk, omstendighetene ved dets tilblivelse eller liknende.»
(2) Organet skal fastsetje retningsliner for å kontrollere at skanning av innkomne
papirdokument er utført korrekt og komplett, og at dokumenta er lesbare, før
den originale papirversjonen blir makulert. Dette inkluderer operatøransvar,
arbeidsprosedyre og rutinar for kvalitetssikring ved skanning.
